如何做好公文处理中的主题词标引_主题词,标引,公文,概念,黄河水利委员会

导语：

以下为文章主要内容：

如何做好公牍处理中的主题词标引
 
公牍的主题词是适应构造办公自动化、公牍处理典范化的必要，从公牍题目拔取转换出来的，能反应公牍主题见解的词或词组。公牍主题词的标引紧张根据是由国务院办公厅秘书局订定的《国务院公牍主题词表》。别的，各地区和各行业都联合本身公牍处理实际，订定了各自的主题词表。我们水利部黄河水利委员会公牍处理的主题词标引，利用《黄河水利委员会公牍主题词表》。
1、主题词标引程序 三步 走
第一步：审读文件，分析主题。
最终通读公牍，明白公牍的紧张内容和发辞意图。平常来讲，审读文件题目，进行主题词标引是文秘人员经常使用的方法。如文件题目能概括综合公牍的紧张内容，就从题目入手分析主题。不然，就要从公牍的内容入手进行主题分析。
其次分析主题。最终看一篇公牍题目是大略型的主题还是多个主题。单主题标引时用多个表达联合见解主题词，多主题用分组的多个主题词别离表达各自的主题见解。
分析主题重点是主题布局分析。即分析主题内里的紧张身分和次要身分以及它们之间的干系。《黄河水利委员会公牍主题词表》将主题布局次第分为主体身分、通用身分、空间身分、文种身分五类。
第二步：提炼、转换主题见解。
经过议定分析主题类别和主题布局后，就把握了一份文件的扫数主题见解。对这些主题见解，其实不完全必要标引出来，而该当披沙拣金，有所弃取。要提炼标引那些最紧张的、专指性最强的主题见解，舍弃平常的主题见解。
对提炼出的公牍真正具有检索意义的主题见解，查公牍主题词表将其精确、典范、科学地转换成主题词。查表取词的紧张路子：（ 1 ）直接查字顺表，适用于析出的主题见解与主题词表的词同等或挨近。可以用拼音、也可用部首来查。（ 2 ）查范畴索引。紧张适用两种环境，一是公牍紧张内容集结于某一范畴，为进步标引效果，可先查范畴索引；二是主题见解临时找不到符合的词，但范畴比较明了，也可查范畴索引。（ 3 ）查词族索引。适用于查比较纷乱的主题见解时，从复合主题的某一词素入手，克服纷乱主题查找时词汇式样难以肯定的坚苦。
第三步：标引记录，考核校验。主题词告成转换后，根据《国度构造公牍模样》法则，将主题词标注在公牍末页下部抄送栏目左上侧。词目之间空一字，不消标点标记，按主体、通用、空间、时候、文种等要素，顺次进行著录。
在结束主题词标引之前，必须对标引结果进行考核。考核的紧张内容有：（ 1 ）主题见解提炼是不是精确、周全，有没有漏项；（ 2 ）主题词的转换是不是符合标强法则和组配法则；（ 3 ）同类别公牍所选用的主题词是不是同等；（ 4 ）标引记录有没有漏掉等。如发觉题目，及时改正补救。
2、主题词标引 三要
一要准，即主题词的标引对公牍的内容揭失要精确，包括两个方面的内容，（ 1 ）在主题分析进程中对公牍紧张内容的分析和提炼是不是精确，（ 2 ）对分析出来的主题见解转换成主题词精确。二要全，标引主题尽量能周全反应公牍的主题内容，不能漏标。黄委系统公牍主题词最大标引深度不超出 7 个。三要专，即标引的主题词与公牍紧张内容的符合程度，平常说来，对付一个公牍主题见解只有一个专指的主题词。这是衡量主题词揭失主题见解精度的一个紧张身分。
3、主题词标引 三不
一是不能利用表外词。有很多人在标引主题词时，每每都是从题目中抽取几个关键词进行标引，根本异国因为利用主题词表转换，导致标引的主题词呈现了表外词，这是主题词标引的大忌。
二是不能倒置次序。主题词的标引根据主体、通用、空间、时候、文种五大身分的次序分列。可是有很多人都是根据公牍的题目，畴前向后顺次标引。
三是不能字面组配。主题词标引时凡是碰到待标的主题见解异国现成的主题词可供直接标引，必须先将该主题见解分化成二个以上的大略的主题见解，然后再别离用响应的主题词进行转换。分化时应将主题见解分化成两个或多个有交织干系的子见解，大略是有限制干系的子见解，切忌禁止字面拆分。
主题词标引是一项根本性工作，也是技巧性很强的工作。做好这项工作，不但必要从业人员熟悉利用的标引东西，谙练把握标引法则和方法，并且还要把握响应的专业知识，更必要从业人员严谨、当真、结壮的风格。限于篇幅，不再一一赘述。
 
( 黄河水利委员会山东河务局办公室     闫训立
原文公告于 2003 年第 1 期 < 秘书工作 >)



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