公司办公自动化管理规定_公文,办公自动化系统,服务站,电算,上机

导语：

以下为文章主要内容：

1 目标
   为强化公司办公自动化系统的办理，确保系统各效用有效运行，信息及时处理和反馈。对电子公牍精确、典范、安定、及时地进行处理，进步工作效果。  
 
2 适用范畴
   本法则适用公司内部各单位、解放经销商、办事站办公自动化系统的办理。  
3 术语和定义
电子公牍：电子公牍是指在企业办理进程中所构成的具有行政出力和典范体式，能被谋划机处理、拷贝、存储和当代数据通信技巧传达的公事文书如：（决议、决议、唆使、请教、批复、关照、公告、传达、报告、集会记要、专题集会记要、公牍等）。文秘部落
 
4 职责
4.1公司办公室是公司办公自动化系统的办理部分，对公司办公自动化系统的办理当真，按期查抄、教导、评价、考核公司办公自动化系统的利用、运转、隐瞒环境。
4.2公司电算室是包管公司办公自动化系统平常运行的系统保护部分，对公司办公自动化系统可否平常运行当真，并当真对长期保存的信息备份工作。 4.3人力资本开辟室当真人员滚动、用户变动信息的及时供给。
4.4收集室是解放经销商办公自动化系统的办理部分，对解放经销商办公自动化系统的办理当真，按期查抄、教导、评价、考核解放经销商办公自动化系统的利用、运转、隐瞒环境。
4.5办事办理部是解放办事站办公自动化系统的办理部分，对解放办事站办公自动化系统的办理当真，按期查抄、教导、评价、考核解放办事站办公自动化系统的利用、运转、隐瞒环境。
 
5 办理要求
5.1 电子公牍办理法则。
5.1.1 电子公牍与纸质公牍干系。
5.1.1.1各部分须指定专人当真办公系统办理，按纸质公牍办理程序处理电子公牍。
5.1.1.2电子公牍行文干系，与纸质公牍的行文干系雷同。
5.1.1.3除特别注明外，电子公牍与纸质公牍具有划一的行政出力。电子公牍不加印鉴。 5.1.1.4电子公牍的公牍要素与纸质公牍根本同等，包括：公牍版头、机密等级、发笔墨号、签发人、公牍题目、主送构造、正文、附件阐明、成文日期、主题词、抄报抄送构造、附件等。
5.1.1.4电子公牍的办理分为收文和发文办理，其工作流程与纸质公牍工作流程基真雷同。
5.1.2上机操纵人员必须熟记本人的用户代码和口令，并保守机密，在系统中不得从事与工作无关的活动，系统用毕应及时退出该系统。上机人员调离工作岗亭应及时关照办公室和电算调整交易流程、变动用户配置。非办公系统中注册的人员不得上机操纵或涉猎。 5.1.3 对机密级以上（含机密级）的文件和篇幅较长的转发附件，仍以纸质方法发送，但要构成简要阐明，进入交易流程，批复工作仍在办公系统中进行。 5.1.4 利用人员要在每个工作日8:00-8:30和16:00-16:30期间查对待办事件，并签订定见。 5.1.5国度机密级以上（含机密级）和集体公司机密级机密公牍不得以电子公牍式样在网上传达。
5.1.6各部分在收到电子公牍后，有必要复制成一份（经发文构造承诺可复制成多份）纸质公牍，应需在所复制成的纸质公牍右上角加盖复制专用章（电子公牍复制专用章图样附后）注明复制单位、日期、份数，然后连续办理的其他程序。所收到的雷同纸质公牍应作为备份存档。
5.1.7 电子公牍处理和存储，必须采取专用的谋划机和存储配置，由收到电子公牍的人员当真办理，确保有关配置的安定。 5.1.8 电子公牍介质[硬（软）磁盘、磁带、光盘等]应按以下要求办理： 5.1.8.1 电子公牍介质的利用和保存，同等纸质公牍的利用和保存。 5.1.8.2 电子公牍介质的保护和补缀，由公司电算室当真。 5.1.8.3 电子公牍介质的烧毁，同等纸质公牍的烧毁，须进行挂号并由两人监销，确保不漏销、不迷失。
5.1.9用户认证办理。
5.1.9.1用户暗码方法：用户初次登岸时系统逼迫变动暗码，平常要求每隔1个月点窜用户暗码。
5.1.9.2发起系统采取电子身份认证卡确保系统的安定。
5.1.10用户办理。
5.1.10.1用户从头考核：将现有的OA用户按部分列表由用户地点部分带领签字确认。
5.1.10.2新用户申请程序：新增用户由本人填写新增(变动)用户表（附后），本部分带领签字后，到人力资本开辟室盖印确认，由电算室建立用户。
5.1.10.3用户权限变动：当对用户权限有特别必要时，请填写用户权限变动表（附后）。
5.1.10.4用户变动：人员滚动时，由人力资本开辟室填写用户新增（变动）表（附后）提供给电算室，由电算室对这些用户变动所属部分。
5.1.10.5用户刊出：人员调离，退休、退养、离职时，由人力资本开辟室填写用户刊出表（附后）提供给电算室，由电算室刊出用户。
5.1.11用户组办理。
5.1.11.1用户群组从头考核：将群组名称及群构成员列出后，由各主管部分从头考核。
5.1.11.2新用户组申请程序：由利用部分填写用户新增（变动）表（附后），与电算室会商建立。
5.1.11.3用户组的平常办理：用户组由电算室进行平常保护。
5.1.11.4用户组信息的公告：为便利查问各用户组包括的成员，电算室将每隔一个月在关照公告中公告用户组信息。
5.1.12效用模块的办理。各模块的主管单位指定专人对模块中的文档进行保护。
5.1.13系统操纵要求。
5.1.13.1要求每天早8：00打开OA办公系统，下班时触发按钮，构成的信息由各部分专人办理并与考勤挂勾。
5.1.13.2上班期间每隔一个小时查看一次最新信息。
5.1.13.3各模块的主办理单位当真及时更新信息。
5.1.14信息办理要求。
5.1.14.1电子邮件系统：要求凡是料理，包管邮件占用空间小于100M。
5.1.14.2关照公告、留言板：文档保存一个月时候，超期后由电算室对文档进行删除。
5.1.14.3公牍办理、党委工作、食堂办理：由办公室对文档进行保护。
5.1.14.4政策标准、经济责任制：由企管办对文档进行按期保护。
5.1.14.5信息公告、信息汇集：由指定部分的专人当真保护。
5.1.14.6对付长期保存的信息由电算室当真备份。
5.1.14.7紧张信息主办理部分要自已备份
5.2经销商电子公牍办理法则。
5.2.1每家经销商一个用户名，由专人办理与利用，用户名和暗码要有两人知晓，禁止人员变动，其他人不能登录。
5.2.2上机人员调离工作岗亭，新的操纵人员应及时变动用户配置。
5.2.3上机操纵人员必须熟记用户名和暗码，并保守机密。
5.2.4上机操纵人员在系统中不得从事与工作无关的活动，系统用毕应及时退出该系统。
5.2.5不准将IE涉猎器配置成“表单自动提醒暗码”。
5.2.6上机人员不得在邮件系统中向扫数用户群发邮件，一经发觉，作为劣迹记入经销商综合考评。
5.2.7利用人员要每日登录系统，起码包管早、晚各一次，并及时将一汽贸易总公司的有关信息关照到相干人员。
5.3办事商电子公牍办理法则。
5.3.1外来公牍进行挂号、处理，在收文流程中处理，比方：一汽网上公牍、办事传达、月报考核关照及别的式样的文件等。由办事站资料员当真办理流程。
5.3.2办事站内部订定的公牍，需按流程办理且归档，在发文流程中办理。由办事站资料员当真办理流程。
5.3.3信息采编用来从各种媒体收集各种相干信息，经挑选料理编纂后构成各种主题刊物，进行公告。比方：质量信息反馈、庞大质量题目报告请教、用户信息、索赔申请、市场信息等。紧张由持有一汽贸易公司公告的培训上岗证的办事经理、鉴定员、资料员当真。
5.3.4大家办事为各办事站供给资料和办事，资料内容由办事办理部料理更新后供查问、利用。
5.3.4.1办事系统通信录，供办事站利用，紧张由贸易公司电算室当真。
5.3.4.2办事信息传达、月报考核信息每个月由办事办理部进行编写，以供办事站查看。
5.3.4.3资料办理是触及平常工作需共享的各方面资料，比方：新车型信息、产品改革信息、零部件信息、障碍编码、保用标准等。紧张由办事办理部当真。
5.3.4.4电子公告板用于公告各种大家信息和关照等，各办事站都可公告。 5.3.5直接发送电子邮件紧张是用于小范畴内的信息雷同。
5.3.6关于磁盘上机利用的法则。
5.3.6.1凡从外单位带回、拷回或购回的磁盘，必须由有关办事站站长赞成并包办事站谋划机办理人员作病毒查抄后，方可上机利用。
5.3.6.2外单位人员来办事站上机时，所带磁盘必须由办事站站长赞成，经作病毒查抄确认无病毒后，方可上机利用。
5.3.6.3发觉病毒时，操纵者不得擅自处理，须包办事站谋划机办理当真人查明因为后，责成专人处理。
 
 6相干文件
（无）
 
7相干记录及保存期
7.1新增(变动)用户表
   保存期限
    五年
7.2用户权限变动表
保存期限
   五年
7.3用户刊出表
  保存期限
    五年



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